Olika möten kräver olika fokus

Liv Cardell

För att åstadkomma resultat och förnyelse av företagets möten krävs en bearbetning av både en organisations struktur och kultur.

Liv Cardell anser att olika frågeställningar i en verksamhet kräver olika typer av möten och mötesredskap varför det är viktigt att kommunikationssortera. Blå frågor innebär frågor som handlar om struktur, produktion och aktiviteter. Röda frågor handlar om värdeförankring, kulturdaning och känslor. Gröna frågor handlar om förnyelse, ständiga förbättringar, träning och lärande. Genom att tydliggöra skillnaderna i olika frågeställningar kan olika mötesredskap anpassas därefter och skapa en betydligt högre möteseffektivitet. Det handlar inte om fler möten utan annorlunda möten, enligt henne.

Vad är det för fördelar om man blir bättre på detta?
- Möten med gröna och röda inslag bidrar till att förlösa klokhet, kreativitet och gemensamma krafter i skapandet av framtiden. De bjuder upp till involvering och samskapande vilket ökar viljan och förmågan att bidra. Röda och gröna mötesredskap bidrar dessutom till att skapa ökat mod och öppenhet i organisationen. Ofta är människor beredda till förändring och att ifrågasätta det befintliga om de upplever ett hot. Genom att skapa en medveten balans mellan blå, röda och gröna frågor kan ifrågasättande och vilja till förändring skapas samtidigt som stabilitet råder.

Liv Cardell menar också att kommunikationssortering gör det möjligt att skapa mänsklig utveckling sida vid sida om verksamhetsutveckling i vardagen. Detta får en betydligt kraftfullare utväxling än vad som ofta erhålls på kurser vilket följande metafor kan beskriva:
”Gurkor växer ofta i olika jordar och får olika näring vilket påverkar deras karaktär. När gurkor läggs i en inläggning påverkas gurkornas smak beroende på om inläggningen är söt, sur eller salt. Kultur kan liknas vid inläggningen. Ofta, när smaken på gurkor skall påverkas, skickas de ofta iväg på kurs för att sedan stoppas ned i samma inläggning igen”.

Vad händer om man inte förstår detta ?
- De flesta möten har ett blått fokus, en blå agenda och mötesrum anpassade för blå frågor. Denna blå mötestradition skapades under en tid med större stabilitet. En tid där organisationerna var mer hierarkiska, förutsägbara och regelstyrda. Mötestraditionerna är inget som förändrats trots att nutidens organisationer ställer krav på gemensam lärande, involvering och samskapande. Kanske det är därför de flesta upplever möten som meningslösa, energidränerande och något som  tar tid från verksamheten, fortsätter Liv.

Vidare påpekar hon också att enbart blått leder till stagnation på sikt och slutligen sannolikt till sammanbrott.
- Vi blir kortsiktigt snabba men långsiktigt dumma. Blå metoder bjuder inte upp till reflektion och en djupare förståelse vilket är viktigt för att hantera komplexitet och förnyelse. Blå metoder förflyttar inte en kultur, det vill säga människors attityder och beteenden. Utan medvetenheten om kommunikationssortering missas mängder med chanser att förlösa klokhet, gemensamma krafter och en ökad viljan och förmåga att bidra i skapandet av framtiden.

Liv Cardell, Cardell Consultings tips på hur man förändrar mötesstrukturen:

• Ha ett kulturellt mål för varje möte. Det vill säga fundera över vad människor skall kunna, förstå och känna när de lämnar mötet.
• Fundera på vad du som mötesledare bjuder upp till för stämning och i viken utsträckning du lever företagets kärnvärden i ditt agerande.
• Det skall synas på dig att du trivs med att leda människor och möten. ”Är du glad så säg det till ditt ansikte”.
• Lär vad som kännetecknar blå, röda och gröna frågeställningar. Fundera över hur balansen ser ut på mötena idag och hur den borde se ut om ni vill vara en lärande och värdestyrd organisation inställda på ständig förnyelse.
• Träna röda och gröna redskap på möten. Ta små, små steg. Ge inte upp för motstånd och stå ut med att bli idiotförklarad i början. Att ändra mötesmönster och mötesformer är betydligt mer utmanande än att anpassa sig efter ny teknik.
• Ta bort stora bord. De låser processen och förhindrar flexibilitet och spontanitet. Skapa rum som bjuder upp till involvering och samskapande. Rum som är anpassade för såväl blå, röda som gröna frågor. Till exempel små bord som går att sätta ihop till större och som möjliggör att man kan sitta utan bord. Väggar som tillåter att man kan skapa tillsammans. Blanda ståbord och låga bord. Bekväma och lättflyttade stolar. Ofta bygger vi tyvärr mötesrum ”att imponeras av och ej inspireras i”.
• Byt gärna ut ordet sammanträdesrum och sammanträden mot processrum och processmöten.